経理事務代行とは？任せられる業務・費用相場・依頼先の選び方

経理の担当者が一人しかいない。その人が休むと、支払も請求も止まる。辞めると言われたら、何から手をつければいいのか分からない。

中小企業の経理事務は、ほとんどの会社でこの状態にあります。人を増やすほどの仕事量ではなく、しかし社長や現場が片手間でやるには細かすぎる。この中途半端さが、経理事務を最も属人化しやすい業務にしています。

この記事では、経理事務のどこまでを外に出せるのか、費用はいくらか、そして人を採用する場合と比べてどうかを整理します。

経理事務代行とは何を指すのか

経理事務代行とは、日々発生する経理の実務作業を外部に委託することです。「経理代行」「経理アウトソーシング」とほぼ同義で使われますが、「事務」という言葉が付くときは、日常的なルーティン作業を指すことが多いという違いがあります。

対象になるのは、判断よりも手を動かす比重が大きい作業です。

日次で発生する業務

• 領収書・請求書の受け取りと整理
• 仕訳入力（記帳）
• 現金出納帳の記録
• 経費精算の受付とチェック
• 売掛金・買掛金の管理

月次で発生する業務

• 請求書の発行と送付
• 入金の確認と消込
• 支払データの作成
• 給与計算と明細作成
• 月次試算表の作成
• 各種資料の作成・整理

年次で発生する業務

• 年末調整の計算
• 決算に必要な資料の準備
• 償却資産や法定調書の資料整理

このうち、どこまでを外に出すかは自由に決められます。「記帳だけ」から始めることも、「経理事務まるごと」も可能です。

経理事務代行に出せない業務

一方で、次は外に出せません。ここを理解しないまま契約すると「思ったより楽にならない」と感じます。

① 資格者の独占業務

• 税理士の独占業務：税務代理、税務書類の作成、税務相談
• 社会保険労務士の独占業務：労働社会保険諸法令に基づく申請書等の作成・提出代行

給与計算そのものや年末調整の計算作業は代行できますが、税務署への申告や社会保険の届出提出は有資格者でなければ行えません。「全部できます」と言う無資格の業者は避けてください。給与計算を外部に任せる場合の費用や委託先の選び方は、給与計算代行の費用相場と委託先の選び方で解説しています。

② 支払・振込の実行

支払データの作成までは委託できますが、銀行口座からの実際の振込は自社が行います。会社の資金を動かす権限を外部に渡すべきではありません。これは委託先の質の問題ではなく、内部統制の原則です。

③ 経営判断を伴うもの

• 値引きや相殺の可否
• 与信の判断（どの取引先にどこまで掛売りするか）
• 滞留債権への対応方針
• 経費として認めるかどうかの社内基準

これらは会社の方針そのものです。委託先は「どう処理しますか」と聞いてきますが、決めるのは自社です。

費用の相場

経理事務代行の料金は「月額基本料金＋業務量に応じた従量」が基本です。

委託範囲別の月額目安

委託範囲	月額の目安
記帳のみ（月50仕訳程度）	10,000〜20,000円
記帳＋月次試算表	20,000〜40,000円
＋請求書発行・入金消込	40,000〜80,000円
＋支払データ作成	60,000〜100,000円
＋給与計算（従業員20名）	90,000〜160,000円
経理事務まるごと（従業員30名規模）	150,000〜300,000円

幅が大きいのは、取引件数と例外処理の多さで工数が変わるためです。現金取引が多い、取引先ごとに締め日が違う、といった条件があると上振れします。

別料金になりやすい項目

• 決算対応（月額の3〜6か月分）
• 年末調整（1人あたり1,000〜3,000円）
• 証憑のスキャン・整理（月5,000〜20,000円）
• 過去分の遡及処理（通常単価の1.2〜1.5倍）
• 会計ソフトの利用料

料金表の読み方は経理代行の料金表の見方｜料金体系の型と見積を正しく比較する方法で詳しく解説しています。

経理事務が属人化する構造

経理事務は、他のどの業務よりも属人化しやすい性質を持っています。原因は3つあります。

① 例外が積み上がる

取引先ごとの締め日、部門別の経費配賦、社長承認が必要な支払、季節ごとの特殊な処理。こうした取り決めは契約書にも社内規程にも書かれておらず、担当者の記憶にだけ蓄積します。

しかもこれらは一度に決まったのではなく、数年かけて一件ずつ追加されてきたものです。だからこそ、まとめて書き出そうとしても本人でさえ思い出せません。

② 回っている限り誰も困らない

毎月きちんと支払が実行され、請求書が届いているうちは、経営者が中身を確認する必要が生まれません。「あの人がやっている仕事」として、内容を知らないまま年月が過ぎます。

③ 手順を書き出す時間がない

月初は締め、月中は支払、月末は請求。経理事務は月内に切れ目がなく、マニュアルを作る余白が構造的に生まれません。

表面化するのは常に手遅れのタイミング

属人化が問題として現れるのは、次の3つの場面だけです。

• 担当者が退職を申し出たとき
• 担当者が病気やけがで長期に休んだとき
• 税務調査で過去の処理の根拠を求められたとき

いずれも、起きてから対処するのでは間に合いません。外部委託の本質的な価値は、作業を減らすことよりも「手順が社外に文書化された状態で残ること」にあります。

人を採用する場合との比較

経理事務代行を検討する会社が本当に比べるべきなのは、他社の代行サービスではなく「人を採用した場合」です。

経理担当者を1名採用したときの実費

項目	年額の目安
給与（月25万円）	300万円
社会保険料の会社負担（約15%）	45万円
通勤手当・福利厚生	15万円
採用費（求人広告・紹介料）	30〜100万円
教育・引き継ぎコスト	数十万円相当
年間合計	約400〜460万円

対して、経理事務代行で月15万円なら年間180万円です。採用の半分以下という計算になります。

金額以外の違い

	採用	代行
立ち上がり	3〜6か月の教育が必要	1〜2か月
不在時	業務が止まる	体制でカバーされる
退職リスク	あり（引き継ぎコストが発生）	なし
業務量の変動	調整しにくい	契約範囲で調整可能
社内の事情への対応	柔軟	契約範囲内
ノウハウの蓄積	社内に残る	社外に残る

それでも採用が向いているケース

• 経理以外の総務・労務も兼任させたい
• 現場との密なやり取りが日常的に必要
• 将来的に管理部門を自社で持ちたい

「経理だけ」で1人分の仕事量がない会社は、代行のほうが合理的です。逆に、経理と総務と労務を合わせて1人分になるなら、採用も選択肢になります。

パート・派遣との比較

「フルタイムは要らないが、週2日くらい来てほしい」という場合、パート採用や派遣も候補になります。

	パート採用	派遣	代行
費用（月）	8〜15万円	20〜30万円	3〜20万円
採用の手間	あり	少ない	なし
教育	必要	必要	不要
不在時のカバー	なし	交代要員あり	あり
業務の文書化	進まないことが多い	進まないことが多い	進む

最後の行が本質的な違いです。代行では、業務が社外に文書化された状態で残ります。 パートや派遣は「その人ができる状態」を作るだけなので、抜けたときに元に戻ります。

属人化の解消が目的なら、代行が最も直接的な解になります。

どこから外に出すか ― 優先順位の付け方

「経理事務まるごと」を一度に外に出そうとすると、たいてい失敗します。自社のルールが文書化されていない状態で丸投げすると、委託先が判断できず質問が大量に返ってくるためです。

バックオフィスをどこまで丸投げできるか、社内に残る仕事は何かは、バックオフィスは丸投げできる？で整理しています。

段階的に進めるのが確実です。

第1段階：記帳

最初に外に出すべきは記帳です。理由は3つあります。

• 毎月必ず発生するので、効果が安定して出る
• 判断の余地が比較的少なく、ルールを決めやすい
• 月次試算表という成果物が出るので、効果が数字で見える

記帳が回るようになると、自社の取引の全体像が委託先にも共有されます。この状態が、次の段階の前提になります。

第2段階：請求書の発行と入金消込

売上側を外に出します。この段階で売掛金の残高が毎月の試算表に反映されるようになり、資金繰りの見通しが立てやすくなります。

第3段階：支払データの作成

仕入・経費側を外に出します。ただし振込の実行は自社に残します。支払データを作るところまでが委託範囲です。

第4段階：給与計算

最後に給与を出します。最も機微な情報を扱うため、委託先との信頼関係ができてからのほうが安全です。また社会保険の届出は社労士の独占業務なので、提携先の確認も必要になります。

社会保険・労働保険の書類の作成や提出の代行を仕事として行えるのは、社会保険労務士に限られます（e-Gov法令検索「社会保険労務士法」 第2条・第27条）。

進め方の目安

各段階に1〜2か月かけると、半年から1年で経理事務全体が外に出た状態になります。一度に進めるより時間はかかりますが、各段階で自社のルールが1つずつ文書化されていくため、結果として確実です。

委託先の3つのタイプ

① 経理代行会社

記帳から請求・支払・給与まで、中小企業向けに幅広く対応します。柔軟性が高く、例外処理にも相談で対応できます。窓口が1つで済むのが利点です。

• 向いている会社：従業員数名〜50名程度、例外的な運用がある

② BPO・アウトソーシング会社

大量処理とシステム連携に強く、標準化された業務を効率的に処理します。

• 向いている会社：従業員50名以上、業務が標準化されている
• 注意点：最低契約規模が設定されていることがある

③ 税理士事務所

記帳と決算・申告を一体で任せられます。ただし請求書発行や支払処理といった経理事務全般には対応していない事務所も多くあります。

• 向いている会社：記帳と申告をまとめたい
• 注意点：日常の経理事務まで対応可能かを事前に確認する

依頼先を選ぶときの7つのチェックポイント

① 対応できる業務範囲

記帳だけか、請求・支払・給与まで含むか。将来的に範囲を広げられるかも確認してください。最初は記帳だけでも、後から広げられる契約が望ましいです。

② 資格の境界を明示しているか

「税務申告は提携税理士が行います」「社会保険の届出は提携社労士が行います」と明言できる会社を選んでください。境界を曖昧にする会社は法令上のリスクを抱えています。

③ 月次試算表が出るか、いつ出るか

入力するだけの契約では、経営判断の材料は増えません。締めてから何日後に試算表が出るかを数字で確認してください。

④ 質問への回答速度

仕訳の判断に迷ったとき、当日中に回答が来るか、3営業日かかるか。ここが月次の締めの速度を決めます。

⑤ 担当者の体制

固定担当か、複数名でのチーム制か。1名専任だとその人の不在で止まるため、代行に切り替えた意味が薄れます。

⑥ 証憑の受け渡し方法

郵送のみか、クラウド共有や写真送信に対応しているか。毎月のことなので、ここの摩擦は積み上がります。

⑦ データを自社で持てるか

会計ソフトが自社名義の契約か、委託先の独自システムか。契約終了時に自社形式でデータを受け取れるかを確認してください。

選び方の詳細は経理代行の選び方｜失敗しない7つのチェックポイントもあわせてご覧ください。

委託後に社内へ残すべき体制

外に出したあとも、社内に最低限の体制は必要です。「丸ごと任せて誰も見ない」状態は、別のリスクを生みます。

① 承認する人を決める

支払データ、請求書、給与。いずれも外に出る、あるいはお金が動くものです。送付・実行の前に承認する人を明確にしてください。多くの場合、経営者本人か、経営者が指名した1名です。

承認者がいないと、誤りが誰にも気づかれないまま外に出ます。委託先は「自社が指示した内容」を処理するだけなので、指示の誤りは検知できません。

② 月次試算表を読む習慣をつくる

試算表が出てくるだけでは意味がありません。毎月15分でよいので、次の3点だけ確認する習慣をつけてください。

• 売上と利益が前年同月と比べてどうか
• 売掛金が増えていないか（増えていれば回収が遅れている）
• 現預金の残高が何か月分の支出に相当するか

この3点だけでも、資金繰りの異変には気づけます。詳しくは資金繰りとは？中小企業が倒産しないための管理方法と改善策をご覧ください。

③ 委託先との定例をつくる

月1回、30分でも構いません。質問事項の確認と、その月の特殊な取引の共有をする場を持つと、質問のやり取りが激減します。

④ 内部統制の観点を持つ

経理事務を外に出すと、社内で現金や口座を扱う人が減ります。これは不正防止の観点ではプラスです。ただし、承認と実行を同じ人が担わない状態は維持してください。委託先が作った支払データを、社内の別の人が承認して実行する。この分離が働いていれば、経理事務代行はむしろ内部統制を強化します。

導入の流れ

時期	やること
1か月目	委託先の選定、業務範囲と見積の確定
1〜2か月目	現行業務の棚卸し、勘定科目・締め日のルール共有
2か月目	過去データの移行、証憑の受け渡しフロー構築
3か月目	並行稼働（自社と委託先の両方で処理し突合）
4か月目	本番稼働

最も重要なのは「棚卸し」

失敗の原因は、ほぼ例外なく自社の業務ルールが文書化されていないことにあります。

「この取引先は締め日が違う」「あの経費は部門ごとに分ける」「この支払だけ社長承認」。こうした暗黙のルールが担当者の頭の中にしかないと、委託先は毎回質問することになり、社内の対応時間がかえって増えます。

外注を決めたら、まず現行ルールを書き出してください。この作業自体が、属人化の解消という本来の目的の第一歩です。

担当者がいるうちに始める

最も避けたいのは、担当者が退職を申し出てから慌てて委託先を探すことです。引き継ぐ人がいない状態での移行は、精度も速度も落ちます。

担当者が元気に働いているうちに、業務を書き出して一部を外に出す。これが最も負担の少ない進め方です。

失敗する典型パターンと対策

パターン1：ルールを決めずに丸投げする

最も多い失敗です。「全部お願いします」と証憑を渡した結果、委託先から毎日質問が届き、その対応で担当者の時間が埋まります。

対策：最低限、次の5つだけは事前に決めて文書化してください。

• 勘定科目の使い分け（迷いやすい費目を10個ほど）
• 締め日と月次のスケジュール
• 承認が必要な支払の基準額
• 取引先ごとの特殊な取り決め
• 判断に迷ったときの連絡先と回答期限

パターン2：安さだけで選ぶ

単価の安い委託先は1人あたりの担当件数が多く、質問への回答が遅くなりがちです。月次の締めで3日待ちが続くと、試算表が出るのは月半ば。経営判断には使えません。

対策：見積比較の際に「質問への回答は何営業日以内か」を条件として明示させてください。

パターン3：担当者の退職と同時に始める

引き継ぐ人がいない状態での移行は、精度も速度も落ちます。担当者の頭の中にあったルールが失われた状態から始めるため、最初の数か月は誤りが続きます。

対策：担当者が在籍しているうちに着手する。これに尽きます。

パターン4：データを委託先に握らせる

委託先の独自システムだけで運用すると、契約終了時に過去の帳簿を取り出せません。

対策：会計ソフトを自社名義で契約し、そこに入力してもらう形にする。これだけで乗り換えの自由度が保てます。

よくある質問

Q. 従業員5名の会社でも依頼できますか？

依頼できます。記帳と請求書発行だけなら月3万〜5万円程度から始められます。むしろ人を雇えない規模の会社ほど、外部委託の効果が大きくなります。

Q. 経理担当者がいる状態でも依頼できますか？

できます。担当者には確認と判断を残し、入力作業を外に出す形が一般的です。担当者の負担が減り、退職リスクへの備えにもなります。

Q. 社員が「仕事を取られる」と感じませんか？

経理担当者が抱えているのは、多くの場合「やりたくないが誰もやらない作業」です。定型作業を外に出し、判断と確認を社内に残す形にすると、負担が減ったと受け止められることがほとんどです。

Q. 会計ソフトは何を使えばよいですか？

委託先が対応しているものに合わせるのが最も摩擦がありません。ただし契約者は自社名義にしておくと、委託先を変更するときにデータをそのまま引き継げます。

Q. 途中で自社に戻せますか？

戻せます。ただし契約時に、計算ロジックと帳票フォーマット、会計データを自社形式で受け取れるかを確認してください。

Q. 現金取引が多いのですが依頼できますか？

依頼できますが、費用は上がります。レシートの点数が多いほど工数が増えるためです。この機会にカード払いや口座振替へ寄せると、費用も精度も改善します。

Q. 委託先に不正をされる心配はありませんか？

振込の実行を自社に残していれば、委託先が単独で資金を動かすことはできません。支払データの作成までを委託し、承認と実行を社内で行う分離を守ってください。むしろ、社内で1人が現金も記帳も担っている状態のほうがリスクは高くなります。

Q. 業務量が月によって大きく変わるのですが対応できますか？

対応できます。チケット制や上限付きの定額など、繁閑差に合わせた料金体系を持つ委託先を選んでください。契約時には平均ではなく最大月の業務量を伝えることが重要です。平均で契約すると、繁忙月に超過料金が発生します。

Q. 情報漏洩が心配です。何を確認すればよいですか？

秘密保持契約（NDA）の締結、データの保管場所と暗号化、アクセスできる担当者の範囲、そして担当者が退職した場合のデータの扱い。この4点を書面で確認してください。給与を含む場合はとくに重要です。

Q. 決算や確定申告もお願いできますか？

経理代行会社は記帳と資料作成までを担い、申告は税理士が行います。提携税理士を持つ会社なら窓口は実質1つで済みます。

経理事務を外に出すと、経営の何が変わるか

費用や作業時間の話とは別に、外部委託によって変わることが3つあります。

① 数字が毎月見えるようになる

自社で回しているときは、忙しい月ほど月次の締めが遅れます。結果として「決算のときに初めて数字を見る」状態になりがちです。

委託すると、締め日から一定の日数で必ず試算表が出てきます。遅れる理由がなくなるためです。毎月の数字が手元にあると、値上げの判断、採用の判断、設備投資の判断が、感覚ではなく数字でできるようになります。

② 資金繰りの見通しが立つ

請求と入金消込を委託すると、売掛金の残高と滞留状況が毎月見えます。「請求したが入金されていない金額」が把握できると、翌月・翌々月の入金予定が読めます。

黒字なのに現金が足りない、という状態の多くは、売掛金の回収が遅れていることに起因します。これは数字を見ていれば事前に分かる性質の問題です。

③ 社長の時間が戻る

小規模な会社では、経理事務の一部を社長が担っていることが珍しくありません。夜や週末に請求書を作り、領収書を整理する時間は、月に10時間、20時間になります。

この時間が戻ると、営業や採用、事業の設計に充てられます。外注費を「作業の対価」ではなく「社長の時間の買い戻し」と捉えると、判断の基準が変わります。

逆に、変わらないこと

• 何にいくら使うかの判断
• 誰にいくら請求するかの決定
• 取引先との関係づくり

これらは委託しても社内に残ります。むしろ、定型作業から解放されたぶん、ここに時間を使えるようになるのが本来の目的です。

まとめ

• 経理事務代行の対象は記帳・請求書発行・入金消込・支払データ作成・給与計算・月次試算表の作成
• 税理士・社労士の独占業務、振込の実行、経営判断は外に出せない。ここは必ず社内に残る
• 費用は記帳のみ月1万〜2万円、経理事務まるごとで月15万〜30万円が目安
• 比べるべきは他社ではなく「人を採用した場合」。採用は年400万円超、代行は半分以下で、退職リスクも採用の手間もない
• パート・派遣との最大の違いは、代行では業務が社外に文書化されて残ること
• 選定では資格の境界の明示・月次試算表の有無・回答速度・担当体制を確認する
• 導入の成否は自社の業務ルールを棚卸しできるかで決まる
• 一度に全部ではなく、記帳→請求・入金消込→支払データ→給与の順に段階的に広げる
• 委託後も承認する人を社内に置き、月次試算表を読む習慣をつくる

経理事務の属人化は、担当者が辞めると言い出すまで表面化しません。そして表面化してから動いたのでは、引き継ぐ相手がいません。

判断に迷ったら、次の問いを立ててみてください。「明日から経理担当者が3か月来られなくなったら、支払と請求は回るか」。ここに即答できない状態が続いているなら、規模や費用に関わらず、外部委託を検討する段階にあります。一度に全部でなくてよく、記帳だけを切り出すところから始められます。

種火では、記帳・請求・支払に加え、オプションで給与計算までを一つの窓口で承り、月次試算表の提出までをセットにしています。税務申告や社会保険の届出が必要な場面では提携する税理士・社労士と連携し、どこまでを当社が担うかを明示してご提案します。

「担当者が一人しかいない」「何から外に出せばいいか分からない」という段階からご相談いただけます。まず現状の業務を書き出すところからお手伝いします。書き出してみると、外に出すべき作業と社内に残すべき判断の境目は、思っていたよりはっきり分かれるはずです。

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