領収書の「但し書き」、なんとなく「お品代として」で済ませていませんか。但し書きは「何の支払いか」を示す重要な情報で、書き方によっては経費として認められにくくなることもあります。逆に、具体的に書いておけば、経費性の証明にも、記帳の勘定科目の判断にも役立ちます。
本記事では、領収書の但し書きの正しい書き方を、業種・支出別の具体例とともに解説し、勘定科目や経費計上との関係、インボイス制度での扱いまで整理します。
但し書きとは｜領収書における役割
但し書きとは、領収書の「但し ○○として」の部分、つまりその支払いが何に対するものかを示す記載です。「但し書き」「ただし書き」とも呼ばれます。
但し書きが重要なのは、支払いの経費性（事業に関係する支出かどうか）を証明する根拠になるためです。日付・金額・宛名がそろっていても、何の支払いか不明では、税務上「本当に事業の経費か」を判断できません。但し書きは、その支出が事業に必要だったことを裏づける情報なのです。
たとえば「飲食代として」とあれば、それが打ち合わせや接待のための支出だと推測できます。「お品代」では、それが事業の備品なのか私的な買い物なのか分かりません。但し書きの具体性が、経費の信頼性を左右するといっても過言ではありません。
「お品代」が推奨されない理由
「お品代として」という但し書きは慣習的によく使われますが、税務上は推奨されません。理由は、具体的に何を買ったのかが分からないためです。
税務調査では、支出の内容と事業との関連性が問われます。「お品代」では、それが事業に必要な消耗品なのか、私的な買い物なのか判別できず、経費性を疑われるリスクがあります。同様に「品代」「お買い上げ」なども内容が不明確です。可能な限り、具体的な品目・用途を記載してもらいましょう。
もちろん、「お品代」で受け取った領収書がすべて経費にできないわけではありません。レシートを併せて保管するなど内容を補完できれば問題ないケースも多いです。しかし、最初から具体的に書いてもらえば、そうした手間も疑念も避けられます。
業種・支出別｜但し書きの具体例
迷ったときの参考に、よくある支出別の但し書き例をまとめます。「○○代として」と、何の代金かを明記するのが基本形です。
| 支出の内容 | 但し書きの例 | 主な勘定科目 |
|---|---|---|
| 書籍・専門書 | 書籍代として | 新聞図書費 |
| 文房具・備品 | 事務用品代として／消耗品代として | 消耗品費 |
| 取引先との会食 | 飲食代として | 会議費・接待交際費 |
| 電車・タクシー | 旅費交通費として | 旅費交通費 |
| セミナー・研修 | 受講料として／研修費として | 研修費 |
| 名刺・チラシ印刷 | 印刷代として | 広告宣伝費・消耗品費 |
| ソフトの利用料 | システム利用料として | 通信費・支払手数料 |
| 取引先へのお祝い | 御祝として | 接待交際費 |
| 取引先への香典 | 御香典として | 接待交際費 |
このように、但し書きと勘定科目はセットで考えると、記帳がスムーズになります。
複数の品目をまとめるときの書き方
一度の支払いで複数の品目を買った場合、すべてを書ききれないことがあります。その場合は、主要な品目＋「他」でまとめます。
- 例：「書籍代他として」「事務用品代ほかとして」
- 金額の内訳が必要なときは、レシートを領収書とあわせて保管する
レシートには品目が個別に印字されているため、但し書きが大まかでも、レシートを添付しておけば内容を補完できます。「領収書の但し書きは要点だけ、詳細はレシートで」という運用が現実的です。
但し書きと勘定科目・経費計上の関係
但し書きは、記帳の際の勘定科目を判断する手がかりになります。たとえば「飲食代として」なら、相手や目的に応じて「会議費」または「接待交際費」に振り分けます。社内の少人数の打ち合わせなら会議費、取引先の接待なら接待交際費、というように使い分けます。「旅費交通費として」なら旅費交通費、というように、但し書きを見れば科目の見当がつきます。
但し書きが具体的であるほど、記帳がスムーズになり、勘定科目の判断ミスも減ります。逆に「お品代」ばかりだと、後から「これは何の支払いだったか」を調べる手間が発生し、経理の負担が増えます。月末にまとめて記帳する際、但し書きが曖昧な領収書ほど処理に時間がかかるのです。
インボイス制度での但し書き（取引内容）
インボイス制度（適格請求書）では、記載要件の一つに「取引内容」があります。これは但し書きに相当する部分で、軽減税率（8%）の対象品目がある場合は、その旨も明記する必要があります。
たとえば、飲食料品（テイクアウト）と備品を一緒に購入した場合、軽減税率8%の対象と標準税率10%の対象を区分して記載します。取引内容が「お品代」だけでは、税率の区分が分からず、適格請求書として不十分になります。インボイス対応の観点からも、取引内容＝但し書きを具体的に書くことが求められます。制度の詳細は適格請求書とはで解説しています。
よくある質問
Q. 但し書きが空欄の領収書は経費になりますか？
A. 金額や日付があれば経費計上は可能ですが、内容が不明だと否認リスクが高まります。レシートを添えるなど、何の支払いかを補完する資料を残しましょう。
Q. 「品代」と「お品代」に違いはありますか？
A. 意味は同じで、どちらも内容が不明確です。具体的な品目（書籍代・消耗品代など）に書き換えてもらうのが望ましいです。
Q. 但し書きを後から書き足してもいいですか？
A. 受け取った側が勝手に書き足すのは避けるべきです。発行者に正しい但し書きで再発行してもらうか、レシート等で補完します。
Q. 飲食代の但し書きは「会議費」と書くべきですか？
A. 但し書きには「飲食代として」と支出の内容を書き、勘定科目（会議費か接待交際費か）は記帳の際に判断します。但し書きに科目名を書く必要はありません。
まとめ
領収書の但し書きは「○○代として」と具体的に書くのが基本で、「お品代」は内容が不明確なため推奨されません。具体的な但し書きは、経費性の証明にも、記帳の勘定科目判断にも役立ち、インボイス制度の取引内容の要件にも対応できます。複数品目はレシートで補完する運用が現実的です。
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