インボイス制度が始まり、「適格請求書」という言葉を頻繁に目にするようになりました。しかし「普通の請求書と何が違うのか」「自社は発行できるのか」「受け取ったらどうすればいいのか」と戸惑う方も多いはずです。
本記事では、適格請求書とは何かを、記載必須項目・発行できる事業者の要件・登録番号の取得方法・受け取った側の保存義務まで、具体例を交えてわかりやすく解説します。
適格請求書とは｜インボイスの正体
適格請求書とは、売り手が買い手に対して、正確な適用税率や消費税額を伝えるための請求書です。一般に「インボイス」と呼ばれます。2023年10月に始まったインボイス制度（適格請求書等保存方式）において、買い手が仕入税額控除を受けるために必要な書類です。
ポイントは、適格請求書を発行できるのは登録を受けた「適格請求書発行事業者」だけだという点です。登録していない事業者が発行する請求書では、買い手は原則として仕入税額控除を受けられません。請求書・納品書・領収書・レシートなど、書類の名称は問わず、必要事項が記載されていれば適格請求書として扱われます。
仕入税額控除との関係｜なぜ重要なのか
消費税は、売上で預かった消費税から、仕入や経費で支払った消費税を差し引いて納税します。この差し引きを仕入税額控除といいます。
たとえば、110万円（うち消費税10万円）の売上に対し、55万円（うち消費税5万円）を仕入れた場合、納める消費税は10万円−5万円＝5万円です。この「5万円を差し引く」のが仕入税額控除です。
インボイス制度では、この控除を受けるために「適格請求書の保存」が要件になりました。つまり、取引先が適格請求書を発行できないと、買い手側は支払った消費税分を控除できず、その分だけ納税額が増えてしまいます。これが、取引先からインボイス対応を求められる最大の理由です。
適格請求書の記載必須6項目
適格請求書には、次の6項目の記載が必要です。
- 発行事業者の氏名・名称と登録番号（T＋13桁）
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率の対象ならその旨）
- 税率ごとに区分した対価の合計額と適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額
- 書類の交付を受ける事業者（買い手）の氏名・名称
従来の請求書に比べ、登録番号・税率ごとの区分・適用税率・消費税額が増えた点が特徴です。特に登録番号は適格請求書の核となる項目で、これがないと適格請求書として認められません。
記載例（イメージ）
請求書
株式会社○○ 御中
登録番号：T1234567890123
2026年6月20日
品目A（10%対象） 50,000円
品目B（8%対象） 20,000円
10%対象 計 50,000円（消費税 5,000円）
8%対象 計 20,000円（消費税 1,600円）
合計 76,600円
このように、税率ごとに対価と消費税額を区分するのがポイントです。
区分記載請求書との違い
インボイス制度の前は「区分記載請求書」が使われていました。両者の違いは次の通りです。
| 項目 | 区分記載請求書 | 適格請求書 |
|---|---|---|
| 登録番号 | 不要 | 必要 |
| 税率ごとの区分 | 必要 | 必要 |
| 適用税率 | 不要 | 必要 |
| 税率ごとの消費税額 | 不要 | 必要 |
増えたのは「登録番号」「適用税率」「税率ごとの消費税額」の3つです。すでに区分記載請求書を発行していた事業者は、この3点を追加すれば適格請求書になります。
適格簡易請求書（レシート・領収書）との関係
小売業・飲食業・タクシー業など、不特定多数を相手にする事業者は、記載を簡略化した「適格簡易請求書」を発行できます。レシートや領収書がこれに当たります。
簡易請求書では、買い手の氏名・名称を省略でき、「適用税率」か「税率ごとの消費税額」のどちらか一方の記載で足ります。コンビニのレシートに宛名がなくても仕入税額控除に使えるのはこのためです。領収書の書き方は領収書の書き方完全ガイドで解説しています。
適格請求書発行事業者になるには｜登録番号の取得
適格請求書を発行するには、税務署に申請して「適格請求書発行事業者」の登録を受け、登録番号を取得する必要があります。
- 「適格請求書発行事業者の登録申請書」を税務署（またはe-Tax）で提出
- 審査を経て登録番号（T＋13桁）が通知される
- 登録すると、免税事業者であっても課税事業者になる
e-Taxを使えばオンラインで申請でき、書面より早く登録番号が通知される傾向があります。免税事業者にとっては、登録すると消費税の納税義務が生じるため、取引先との関係や負担を踏まえた判断が必要です。制度全体の判断ポイントはインボイス制度をわかりやすくで解説しています。
受け取った側の保存義務
適格請求書は、発行する側だけでなく、受け取った側にも保存義務があります。仕入税額控除を受けるには、原則として適格請求書を保存しておく必要があるためです。
- 紙で受け取ったものは紙またはスキャンで保存
- 電子で受け取ったものは電子帳簿保存法に沿って電子データで保存
- 保存期間は原則7年
受け取った請求書が適格請求書の要件を満たしているか、登録番号が記載されているかの確認も、買い手側の実務として重要になります。
よくある質問
Q. 登録番号は誰でも確認できますか？
A. はい。国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」で、登録番号から事業者名を検索・確認できます。受け取った請求書の番号が有効かを照合できます。
Q. 手書きの請求書や領収書でも適格請求書になりますか？
A. なります。必要な6項目（簡易請求書なら所定の項目）が記載されていれば、手書きでもPCでも適格請求書として有効です。
Q. 免税事業者は適格請求書を発行できますか？
A. できません。発行するには登録が必要で、登録すると課税事業者になります。取引先の状況を踏まえて検討しましょう。
Q. 適格請求書に消費税額の端数処理のルールはありますか？
A. あります。一つの適格請求書につき、税率ごとに1回の端数処理を行います。商品ごとに端数処理を繰り返すことはできません。
Q. 請求書と納品書を合わせて1つの適格請求書にできますか？
A. できます。複数の書類全体で必要事項を満たしていれば、納品書と請求書の組み合わせで適格請求書の要件を満たすことが認められています。
まとめ
適格請求書（インボイス）とは、登録番号・適用税率・消費税額などを記載した請求書で、買い手が仕入税額控除を受けるために必要です。発行できるのは登録を受けた適格請求書発行事業者だけで、レシートや領収書は簡易版として扱えます。受け取った側にも保存義務がある点に注意しましょう。
制度の全体像や免税事業者の判断はインボイス制度をわかりやすくをご覧ください。インボイス対応の請求書・領収書の発行や、消費税まわりの経理にお困りの方は、合同会社種火の記帳代行・経理代行サービスへご相談ください。
