バックオフィス代行の料金相場｜月額の内訳と人を雇う場合との損益分岐

バックオフィス代行を検討するとき、最初に知りたいのは「いくらかかるのか」だと思います。

ところが調べてみると、月3万円と書いてある会社もあれば、月30万円という会社もある。同じ「バックオフィス代行」という言葉なのに、10倍の開きがあります。

この差は、料金体系と業務範囲が会社ごとにまったく違うことから生まれています。だから金額だけを並べても比較になりません。

この記事では、料金の型ごとに相場を整理したうえで、人を1人雇う場合と比べてどこで損益が分岐するのかを具体的な数字で示します。あわせて、見積を受け取ったときに確認すべき項目もお伝えします。

バックオフィス代行の料金は3つの型に分かれる

料金体系は大きく3つです。どの型かによって、適した会社の規模と業務量が変わります。

型	相場	向いているケース
月額固定型	月3万〜30万円	毎月の業務量が安定している
時間単価型	時給2,000〜4,000円	業務量に波がある
従量課金型	仕訳1件100〜300円など	特定業務だけ切り出したい

月額固定型

決められた業務範囲を、月額いくらで請け負う形です。もっとも一般的です。

金額の幅が大きいのは、業務範囲の差によります。記帳だけなら月3万円前後、記帳に給与計算と請求書発行が加わると月10万円前後、そこに労務手続きや採用事務まで含めると月20万円を超えてきます。給与計算を外部に任せる場合の費用や委託先の選び方は、給与計算代行の費用相場と委託先の選び方で解説しています。

予算が読めるのが利点です。一方で、繁忙期に業務量が増えても対応してもらえるか、逆に閑散期に業務が減っても同額を払うのか、といった点は契約前に確認が必要です。

時間単価型

実際に稼働した時間ぶんを支払う形です。時給2,000〜4,000円が相場で、専門性が高い業務ほど単価は上がります。

業務量に波がある場合は合理的です。ただし「今月は何時間使ったのか」が見えにくいと、想定外の請求になることがあります。月間の上限時間を設定できるかを確認してください。

従量課金型

仕訳1件あたり、給与計算1人あたり、というように件数で課金する形です。

仕訳100〜300円、給与計算は1人あたり1,000〜2,000円程度が目安です。業務量が明確に数えられる場合は、もっとも納得感のある型になります。

業務範囲別の料金目安

型だけでなく、何を頼むかでも金額は変わります。領域ごとの目安を示します。

業務	月額の目安	主な内容
記帳代行	1万〜5万円	仕訳入力、月次試算表の作成
請求・入金管理	2万〜8万円	請求書発行、入金消込、督促
支払管理	2万〜6万円	支払データ作成、振込処理の準備
給与計算	1万〜5万円	給与計算、明細発行、勤怠集計
労務手続き	2万〜10万円	社会保険、雇用保険の手続き
経費精算	1万〜4万円	領収書チェック、精算処理
総務・庶務	3万〜15万円	電話対応、書類管理、備品管理

仕訳が月100件以下、従業員10名以下の会社であれば、記帳・請求・給与を合わせて月10万〜15万円あたりが一つの目安になります。

金額が上がる要因

同じ業務量でも、次の条件があると金額は上がります。

• 紙の証憑が多い（データ化の手間が発生する）
• 会計ソフトが古い、あるいは独自システムを使っている
• 月次決算を翌月5営業日以内に締める必要がある
• 業種特有の会計処理がある（建設業の工事進行基準など）
• 現金取引が多い

見積が想定より高い場合、この中のどれかが理由になっていることが多いので、内訳を聞いてみてください。

人を雇う場合との損益分岐

もっとも判断に迷うのが、「代行に出すのと、パートを1人雇うのと、どちらが安いか」だと思います。

数字で比べます。

経理事務のパートを1人雇う場合

時給1,200円、1日5時間、月20日勤務という条件で試算します。

項目	月額
給与	12万円
社会保険料の会社負担（約15%）	1.8万円
通勤手当	0.5万円
直接費の合計	14.3万円

ここに、表に出にくい費用が加わります。

• 採用費：求人媒体への掲載で10万〜30万円。年1回の採用として月換算1万円前後
• 教育コスト：業務を覚えるまで3か月程度。その間の指導に社長や既存社員の時間が取られる
• 設備費：PC、会計ソフトのライセンス、デスク。月換算で5,000円前後
• 管理コスト：勤怠管理、評価、労務手続き

これらを含めると、実質的な負担は月16万〜17万円になります。

代行に出す場合

同等の業務範囲を代行に出すと、月10万〜15万円が目安です。

金額だけを見れば、代行のほうが安いか同程度という結果になります。

金額以外の差

ただし、判断すべきは金額だけではありません。

代行が有利な点

• 採用と教育の時間がゼロ
• 担当者が辞めるリスクがない
• 専門知識を持った人が担当する
• 繁忙期・閑散期に応じて調整できる契約もある

雇用が有利な点

• 電話対応や来客対応など、その場にいないとできない仕事を任せられる
• 業務範囲を柔軟に広げられる
• 会社の事情を深く理解した人材が育つ
• 業務量が増えても追加費用が発生しにくい

判断の目安

実務上の分かれ目は次のあたりです。

代行が向いている

• 従業員20名以下
• 経理・労務の業務量が1日3時間未満
• 業務が定型化できる（記帳、給与計算、請求書発行など）
• 採用にかける時間がない
• 過去に採用した経理担当が定着しなかった

雇用が向いている

• 従業員30名以上
• 常時オフィスにいてほしい業務がある
• 業務が非定型で、その場の判断が必要
• 将来的に管理部門を自社で持ちたい

併用という選択

実際にもっとも多いのは、定型業務を代行に出し、社内には1人だけ残すという形です。

記帳や給与計算といった定型業務は外に出し、社内の担当者は電話対応、来客対応、社長の補佐など「その場にいる必要がある仕事」に集中する。この分け方が、費用と実効性のバランスが取りやすくなります。

規模別の費用シミュレーション

自社がどのあたりに当てはまるか、3つのケースで具体的に見てみます。

ケース1：従業員3名・仕訳月60件の建設業

社長が現場に出ており、経理は奥様が夜と週末に対応している状態です。

依頼内容	月額
記帳代行（仕訳60件）	3万円
請求書発行（月20件）	2万円
給与計算（3名分）	1.5万円
合計	6.5万円

この規模では、パートを雇っても業務量が1日1〜2時間分しかなく、採用が成立しにくい水準です。代行のほうが現実的な選択になります。

奥様が週10時間を経理に使っているとすれば、月40時間が空きます。その時間を現場の段取りや見積作成に回せるなら、6.5万円の価値は十分にあります。

ケース2：従業員12名・仕訳月180件の飲食業

複数店舗を運営しており、日々の売上入力と仕入の処理が発生します。

依頼内容	月額
記帳代行（仕訳180件）	6万円
支払管理	3万円
給与計算（12名分・シフト制）	4万円
経費精算	2万円
合計	15万円

この規模になると、パート1人（実質16万〜17万円）と拮抗します。判断は金額ではなく、店舗からの問い合わせ対応が必要かどうかで分かれます。

店長からの日常的な相談に応じる必要があるなら社内に人を置き、定型処理だけなら代行という切り分けになります。

ケース3：従業員25名・仕訳月350件の製造業

管理部門に1名いるが、その1人に負荷が集中している状態です。

依頼内容	月額
記帳代行（仕訳350件）	10万円
請求・入金管理	6万円
労務手続き	5万円
合計	21万円

この規模では、既存の担当者を残したまま定型業務だけを外に出すのが定石です。担当者が退職した場合に業務が止まるリスクを下げる意味もあります。

管理部門の担当者は、代行会社との窓口と、判断が必要な業務に集中します。1人体制の脆さを補いながら、その人にしかできない仕事に時間を使える形になります。

代行に出しても社内に残る業務

「代行に出せば経理の仕事はなくなる」と考えていると、始めてから戸惑うことになります。実際には次の業務が社内に残ります。

証憑を集めて渡す

領収書、請求書、通帳の記録。これらを集めて代行会社に渡す作業は社内の仕事です。

ここを効率化できるかどうかで、体感の負担が大きく変わります。スマホで撮影してクラウドに上げるだけで済む仕組みにできれば、手間はわずかです。逆に紙を仕分けて月末に郵送する運用だと、毎月まとまった時間を取られます。

判断が必要な処理を決める

この支出は交際費か会議費か、この設備は資産計上か一括経費か、この売掛金は回収不能として処理するか。こうした判断は代行会社では決められません。

多くの場合、代行会社から「これはどちらで処理しますか」と質問が来ます。その回答は社内の仕事です。

数字を見て意思決定する

月次試算表が届いても、それを見て判断するのは経営者の仕事です。ここは代行できません。

むしろ代行に出す本来の目的は、入力作業から解放されて、数字を見る時間を作ることにあります。

支払いと入金の実行

振込データの作成までは代行できますが、実際の振込実行は会社の権限で行います。銀行の権限を外部に渡すべきではないためです。

契約から稼働までの流れ

依頼を決めてから実際に業務が回り始めるまでの流れを示します。

1. 業務ヒアリング（1〜2週間）

現在の業務内容、使っている会計ソフト、証憑の流れ、月次のスケジュールを確認します。ここで見積の前提が固まります。

2. 見積・契約（1週間）

業務範囲と料金を確定し、契約と秘密保持契約を締結します。

3. 初期設定（2〜4週間）

会計ソフトへのアクセス権設定、勘定科目の確認、過去データの引き継ぎ、証憑の受け渡し方法の決定を行います。

ここがもっとも手間のかかる工程です。過去の処理方針を代行会社に伝える必要があるためです。「この取引先はこの科目で処理してきた」といった暗黙のルールを言語化する作業が発生します。

4. 並行稼働（1〜2か月）

最初の1〜2か月は、従来のやり方と並行して進めることをおすすめします。いきなり全面移行すると、処理の食い違いに気づくのが遅れます。

5. 本稼働

月次のサイクルが安定したら、社内側の作業を減らしていきます。

全体で1.5〜2か月を見込んでください。決算期の直前に切り替えるのは避け、期首から始めるのが理想です。

「代行」「委託」「外注」「BPO」の違い

調べていると似た言葉が並びます。実務上の使い分けを整理します。

代行：決められた業務を代わりに行う。作業を任せる意味合いが強い。

業務委託：契約形態を指す言葉。成果物や業務の遂行を約束する契約で、代行も委託の一形態。

外注：社外に出すこと全般。代行より広く、制作や開発なども含む。

BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）：業務プロセスごと引き受ける。単なる作業代行ではなく、業務の設計や改善まで含むことが多い。

アウトソーシング：外部委託全般の総称。BPOとほぼ同義で使われる。

言葉の違いに実質的な意味はあまりありません。重要なのは、その会社が「作業だけやる」のか「業務の設計から関わる」のかです。見積書の言葉ではなく、実際にどこまでやるのかを確認してください。

見積で確認すべき7項目

複数社から見積を取ったとき、金額だけでは比較できません。次の項目を揃えて確認してください。

1. 業務範囲がどこまでか

「記帳代行」と書かれていても、範囲は会社によって違います。領収書の仕分けから含むのか、データ化された仕訳を入力するだけなのか。前者と後者では手間が数倍違います。

2. 対応件数の上限

月額固定の場合、「仕訳月100件まで」といった上限が設定されていることがあります。超過分の単価も確認してください。

3. 誰が担当するか

有資格者が担当するのか、パート・アルバイトが担当するのか。品質と価格は連動します。安い見積は、担当者の単価が安いことが理由の場合があります。

4. 納期

月次試算表がいつ出るか。翌月10日と翌月末では、経営判断に使える情報としての価値がまったく違います。

5. 連絡手段と頻度

チャットで随時やり取りできるのか、月1回の定例だけか。急ぎの相談ができるかどうかは、実際に運用してみると大きな差になります。

6. 初期費用

初期設定費、システム導入費として別途請求される場合があります。月額だけで比べると見落とします。

7. 解約条件

最低契約期間、解約予告期間を確認してください。合わなかったときに抜けられるかは重要です。年間契約で途中解約できない契約は、慎重に判断すべきです。

依頼する前に社内でやっておくこと

代行に出せば、そのまま何とかなるわけではありません。準備が足りないと、かえって手間が増えます。

業務の棚卸し

誰が、何を、月にどれくらいやっているかを書き出してください。ここが曖昧なまま見積を取ると、範囲がずれた見積が返ってきます。

書き出す粒度は「記帳」ではなく「領収書を月◯枚受け取り、科目を判断して会計ソフトに入力している」くらいまで細かくします。

証憑の流れを決める

領収書や請求書をどうやって渡すのか。紙で郵送するのか、スキャンして共有フォルダに置くのか、クラウドに直接アップするのか。

ここが決まっていないと、毎月の受け渡しで手間が発生します。代行に出して「かえって面倒になった」という失敗の多くは、証憑の受け渡しが設計されていないことが原因です。

判断が必要な業務を切り分ける

代行会社は、判断を伴う業務を勝手に決めることはできません。この支出は経費か資産か、この取引先への支払いは今月か来月か、といった判断は社内に残ります。

判断が必要な業務と、そうでない業務を先に分けておくと、任せる範囲が明確になります。

よくある失敗

安さだけで選んで品質が合わない

月3万円の見積と月10万円の見積があったとき、安いほうを選びたくなります。しかし範囲が違うことがほとんどです。

安い見積を選んだ結果、「仕訳の入力だけで、月次試算表は自分で作る必要があった」「質問への回答が2週間後だった」というケースは珍しくありません。

丸投げしすぎて中身が分からなくなる

代行に出すと、数字が手元から離れます。月次試算表は届くが読んでいない、という状態になると、経営判断のための情報が失われます。

代行に出す目的は作業を減らすことであって、数字を見なくてよくなることではありません。月次の数字を一緒に見て説明してくれる相手を選ぶと、この失敗を避けられます。

担当者が頻繁に変わる

代行会社側の担当者が変わるたびに、自社の事情を説明し直すことになります。契約前に、担当者が固定されるかを確認してください。

引き継ぎを考えていない

将来的に社内へ戻す、あるいは別の会社へ切り替える可能性はあります。そのとき、データを引き出せるかが問題になります。

代行会社が独自のシステムを使っている場合、解約時にデータを持ち出せないことがあります。会計データが標準的な形式でエクスポートできるかを、契約前に確認してください。

業務別・任せ方のコツ

領域ごとに、任せるときの勘所が違います。

記帳代行

もっとも代行に出しやすい業務です。処理のルールが決まっており、判断の余地が少ないためです。

任せる前に、勘定科目の使い方を一覧にしておくと齟齬が減ります。「ガソリン代は旅費交通費ではなく車両費」「◯◯商事への支払いは仕入ではなく外注費」といった自社ルールを最初に渡してください。これがないと、毎月の確認が発生します。

請求書の発行

請求金額の根拠がどこにあるかで難易度が変わります。

固定額の顧問料や家賃であれば、そのまま任せられます。一方、稼働時間や納品数で金額が変わる場合、その情報を社内から渡す必要があります。渡し方が決まっていないと、月末に毎回バタバタします。

入金の消込までセットで頼むと、未入金の把握が早くなります。督促まで含めるかは判断が分かれるところで、取引先との関係に関わるため社内に残す会社も多くあります。

給与計算

勤怠の締めから支給日までの日数が短いため、スケジュールの厳守が求められる業務です。

任せる場合、勤怠データがいつ確定するかを先に決めてください。締日から3営業日以内にデータが揃わないと、支給日に間に合わなくなります。

また、給与は個人情報の中でもとくに機微な情報です。社内の誰が見られるか、代行会社側で誰が扱うかを明確にしておく必要があります。

労務手続き

入退社時の社会保険・雇用保険の手続きは、期限が法律で決まっています。入社日から5日以内といった短い期限のものもあり、遅れると従業員に実害が出ます。

この領域は社会保険労務士の独占業務が含まれるため、代行会社に社労士が在籍しているか、提携しているかを確認してください。無資格者が手続き代行を行うことは法律上できません。

社会保険・労働保険の書類の作成や提出の代行を仕事として行えるのは、社会保険労務士に限られます（e-Gov法令検索「社会保険労務士法」 第2条・第27条）。

経費精算

従業員の立替精算を扱う業務です。領収書のチェックと、規程に沿っているかの確認が中心になります。

規程が曖昧だと、代行会社は判断できません。「宿泊費は1泊いくらまで」「一人での飲食は経費にしない」といった基準を先に決めておく必要があります。

代行会社の見極め方

見積の項目とは別に、会社そのものを見る観点があります。

質問への回答速度

問い合わせをしたとき、どれくらいで返ってくるか。契約前の問い合わせ段階で、すでに傾向は出ます。

契約前のレスポンスが遅い会社は、契約後にも遅い可能性が高いと考えてください。

業種の経験

自社と同じ業種の実績があるかを聞いてください。

建設業の工事進行基準、飲食業の日々の現金管理、不動産業の仲介手数料の計上時期など、業種特有の処理があります。経験がないと、毎回説明する手間が発生します。

数字を説明できるか

試算表を渡すだけの会社と、「今月は粗利率が2ポイント下がっています。原因は◯◯です」と説明できる会社があります。

後者を選べるなら、そのほうが価値は高くなります。判断材料として使える形で数字が返ってくるためです。

会社の規模と体制

小規模な会社は柔軟で、担当者との距離が近いのが利点です。一方、担当者が病気や退職で抜けると業務が止まるリスクがあります。

大きな会社は体制が安定していますが、担当者が変わりやすく、細かい相談がしにくい場合があります。

どちらが良いということはなく、担当者が抜けたときにどうなるかを聞いておくことが実務的です。

代行を始めた後に見るべき指標

契約して終わりではなく、効果が出ているかを確認する必要があります。

社内の作業時間

代行に出す前と後で、経理に使っている時間がどれだけ減ったかを測ってください。

「思ったほど減っていない」場合、証憑の受け渡しに時間がかかっている可能性があります。ここは仕組みを変えれば改善できます。

月次試算表が出るまでの日数

翌月何日に数字が見られるようになったか。代行に出す前より遅くなっているなら、契約内容を見直す必要があります。

質問のやり取り回数

毎月20往復も確認が発生しているようなら、ルールが決まっていない証拠です。処理方針を文書化すれば減らせます。

経営判断に使えているか

最終的な評価軸はここです。試算表が届いても見ていないなら、作業を外に出しただけで、経営には何も変わっていないことになります。

種火のバックオフィス支援について

合同会社種火は、福岡県大川市と熊本市を拠点に、中小企業のバックオフィス業務をお引き受けしています。

記帳・請求・給与計算といった定型業務の代行に加えて、月次の数字を一緒に見て、資金繰りの見通しまでお伝えするところまでを標準にしています。作業を引き受けるだけでなく、経営判断に使える形で数字を返すことを重視しているためです。

まずは業務の棚卸しから、というご相談も承ります。「どこまで任せられるのか」「今の体制のままでよいのか」といった段階でも、お気軽にお声がけください。

AIで実際に楽になる業務と、人が担い続ける業務の切り分けは、バックオフィスのAI活用で整理しています。

業務の見直しやツールの導入を一緒に進めたい場合は、種火のDX・業務効率化の支援で伴走しています。

よくある質問

Q. 最低どれくらいの規模から依頼できますか。

従業員1名の個人事業主から対応可能です。むしろ規模が小さいほど、経理担当を雇う余裕がないため代行の効果は大きくなります。

Q. 契約してからどれくらいで稼働しますか。

業務範囲によりますが、記帳代行のみであれば2週間から1か月程度です。給与計算を含む場合は、給与体系や勤怠の仕組みを確認する必要があるため、1〜2か月見ておいてください。

Q. 途中で業務範囲を変えられますか。

多くの会社で可能です。ただし月額固定型の場合、範囲変更にともなって金額が変わります。事業の成長に合わせて範囲を広げたい場合は、その柔軟性があるかを契約前に確認してください。

Q. 税理士に頼むのと何が違いますか。

税理士の業務は税務申告と税務相談が中心で、記帳はその前段階として引き受けている形が多くなります。バックオフィス代行は、記帳に加えて請求・給与・労務など日常業務まで含む点が違います。税理士と代行会社を併用する会社も多くあります。

Q. 情報漏洩が心配です。

秘密保持契約を結ぶことに加えて、実務面での確認をおすすめします。データをどこに保管するか、誰がアクセスできるか、担当者以外が閲覧できない仕組みがあるか。この3点を聞けば、体制の実態はおおむね分かります。

会計データへのアクセス権は、必要な範囲だけを付与してください。クラウド会計であれば権限を細かく設定できます。銀行口座のインターネットバンキングの権限は渡さず、振込データの作成までを依頼して実行は社内で行う形が安全です。

Q. 繁忙期だけ依頼することはできますか。

会社によります。時間単価型や従量課金型を採用している会社であれば、業務量に応じた依頼がしやすくなります。ただしスポット対応の場合、自社の処理ルールを毎回説明する必要があり、効率は落ちます。

決算期だけ、年末調整の時期だけ、といった季節性のある業務を切り出すのは現実的です。一方、記帳のように毎月継続する業務は、通年で任せたほうが結果的に安くなります。

Q. 今の税理士との関係はどうなりますか。

代行会社が記帳を行い、税理士が申告を行うという分担は一般的です。両者がデータを共有できる状態にしておけば問題は起きません。

税理士に記帳を頼む場合の範囲と注意点は、税理士は記帳をやってくれる？で解説しています。

ただし、税理士事務所が記帳込みの顧問料を設定している場合、記帳を外に出しても顧問料が下がらないことがあります。契約内容を確認してから判断してください。

Q. 自社の会計ソフトをそのまま使えますか。

クラウド会計（freee、マネーフォワード、弥生など）であれば、権限を付与するだけで多くの代行会社が対応できます。

インストール型のソフトを使っている場合は、データのやり取りが発生するため手間が増えます。この機会にクラウドへ移行する会社も少なくありません。移行には過去データの引き継ぎが必要なので、期首のタイミングを狙うとスムーズです。

年末調整を含めた給与まわりの外注を検討する場合は、年末調整の代行は誰に頼める？費用相場と依頼範囲も参考にしてください。

まとめ

バックオフィス代行の料金は、次のように整理できます。

• 料金体系は月額固定型・時間単価型・従量課金型の3つ
• 従業員10名以下で記帳・請求・給与を任せる場合、月10万〜15万円が目安
• パートを1人雇う実質負担は月16万〜17万円。採用費と教育コストを含めるとこの水準になる
• 従業員20名以下で定型業務が中心なら代行、30名以上や非定型業務が多いなら雇用
• もっとも現実的なのは、定型業務を代行に出し、社内に1人残す併用型
• 見積は金額でなく、業務範囲・件数上限・担当者・納期・解約条件を揃えて比べる
• 依頼前に業務の棚卸しと証憑の受け渡し方法を決めておく

金額の比較だけで決めると、範囲の違いを見落とします。何をどこまで任せるのかを先に決めてから、見積を取るという順番が、結果的に失敗を避ける近道です。

そしてもう一点。代行を検討する段階で、本当に解決したい問題が何かを言葉にしておいてください。

「経理に時間を取られている」のか、「担当者が辞めたときに業務が止まるのが怖い」のか、「数字が遅くて経営判断に使えない」のか。問題によって、選ぶべき会社も、任せる範囲も変わります。

作業を減らしたいだけなら安い会社で十分ですし、数字を判断に使いたいなら説明できる会社を選ぶべきです。属人化を解消したいなら、業務の設計から関わってくれる相手が必要になります。

見積を取る前にこの一点を決めておくと、比較の軸がぶれません。

最後に、代行は一度決めたら固定するものではありません。事業の規模が変われば、適した形も変わります。

従業員が5名のときに最適だった体制は、20名になれば合わなくなります。逆に、一度社内に人を置いたものの定着しなかったので代行に戻す、という判断もあります。年に一度は、今の体制が事業規模に合っているかを見直してください。その見直しのタイミングとしては、決算後がもっとも適しています。一年分の数字が出揃い、翌期の計画を立てる時期だからです。